【業務改善】業務改善に必要なこと

業務改善に最も必要なものは、
1．今の現状を常に疑う
2．常識に囚われない柔軟な思考
3．信念をもって、やりきる決意

「今の常識を常に疑う」
何も考えず現状を流れていると、本来改善できる、すべき点も見逃してしまいます。
私の場合、常にその現状の方法に対し疑いを持ち、
もっと効率化出来る方法やロジックがないか常に考えていました。

例えば、それは営業トークであったり、提案資料の内容であったり、
業務フローや他部門との連携部分であったり、
お客様への製品説明で製品導入の必要性に至るロジックであったり様々です。

「常識に囚われない柔軟な発想」
人は、同じ会社や同じ業界に長くいると、その企業の常識に囚われてしまいます。
そうなると中々独創的なアイディアやドラスティックな発想は出すことが難しくなります。
「今の常識を疑う」と重なってしまいますが、つまりは、現状に疑いを持ちながら、
その企業の常識に囚われない自由な発想が重要なのです。

「信念をもってやり切る決意」
業務改善に本当に大事なのは「信念をもって、やり切る決意」だと私は思います。
業務改善を行うにあたり、当然ながら人との調整や他部署、上司との調整が必要です。
よく聞く話は、他部署、担当者に反対されたので業務改善できなかったという話しがあります。

信念、決意のない人の言葉は人の心に響かないが、
信念、決意をもった人間の言葉は、心に響くものです。
結局は、人と人なのです。

但し、改善案が論理的に有効なものである事が前提条件です。
まったくトンチンカンな話では、そもそも誰も聞く耳をもってもらえません。
何事も、「信念をもって、やり切る」ことが重要なのです。
やり切ったあとには、また見えてくるものもありますので諦めずチャレンジしてください。
あなたの頑張りを見ている人は必ずいます。

■業務改善の意味を理解する、なぜ必要なのか？
例えば、昨今様々な企業で導入が進んでいる「給与明細の電子化」は、
個人的にも非常に効率的だと思いますが、20年も30年も紙で給与明細を出力し、
社員一人ひとりに手渡ししていた企業があったとしましょう。

その会社にとっての常識は、
　・紙で給与明細を出力すること
　・一人ひとりに直接手渡すこと
　・手渡しによって社員とのコミュニケーションを行っている
　・OAが苦手な方もいるので紙の方が良い

果たして、この常識は、本当に必要なのでしょうか？
　・現代社会では、ECOやCO2削減の観点が企業にも求められています。
　・手渡しでどれだけのコミュニケーションが出来ているのでしょうか？
　・手渡しがなければコミュニケーション出来ない環境の方が問題では？
　・現代社会でOAが使えない社員がいることの方がリスクでは？、
　　また少数派に合わせる組織作りは非効率であり、企業成長阻害要因になり得るのでは？

何かを変えるときには、必ずどこかで抵抗が発生します。
給与明細の電子化でも担当部門に抵抗され、なかなか進まないという話もよく耳にします。

その理由は様々です。
　・担当者の仕事がなくなる
　・新しいシステムにするための業務負荷
　・担当者がOAに弱い
　・担当者がそもそもやる気がない

しかし、そもそも業務改善とは何のために行うのか？
まずは、それを理解する必要があります。
もし幾らでも儲かっていて、1年先も5年先も10年先も変わらず儲け続けることが
保証されている企業があるならば、その企業に業務改善は必要ないでしょう。

ただ、現代では、あの超優良企業であるシャープや東芝ですら会社が傾く時代です。
今の利益が永久に続くことなど誰にも保証できないのです。

つまり、業務改善とは、
より効率的に強い組織、強い企業体制の構築に欠かせないプロセスなのです。
一定の利益を確保しながらも社員の雇用も守り、企業を存続、成長させていく必要があります。
当然、業務に無駄があれば、それだけコスト（見えないお金）が流れていくのです。
それを最小限に抑えるため、常に業務改善を行うのです。

■最後に業務改善を行わない会社は
企業の経営者とは、様々なリスクを考えながら経営を行うものです。
業務改善の必要性が理解できない経営者や上司がいる企業は、
早かれ遅かれ企業は衰退していくでしょう。
強い企業の共通点は、見えないコストにも目を配り、正しいロジックを従業員に
特に幹部へ教育することを怠りません。

ただし、誰もがやり方を知っている訳ではありません。
そのために我々のような業務改善コンサルタントがいるのです。